standardisierte Bewerbungsdaten ("Job-XML")

Bewerber müssen jedes Mal, wenn sie sich irgendwo bewerben oder auf einer Jobvermittlungs-Website registrieren, dieselben Daten in ähnliche Profile eingeben und dieselben Dateien hochladen. Dies mag Bewerber davon abhalten, sich auf weiteren Websites zu registrieren (von denen sie sich nicht so viel versprechen wie von denen, die sie bereits nutzen).

Am lästigsten dürfte das Ausfüllen von Profildokument-Vorlagen für Personalvermittler sein.

Ein nachrangiges Problem, das auf dieselbe Weise gelöst werden kann, ist, dass es derzeit aufwendig ist, unterschiedliche Layouts für Bewerbungsunterlagen zu testen. Man findet online eine Vielzahl von Empfehlungen zur Gestaltung von Bewerbungsunterlagen, aber die jeweils komplett mit den eigenen Daten zu versehen, um die echten Resultate zu vergleichen, ist wenig praktikabel.

Sich bei einer großen Anzahl von Unternehmen zu bewerben, ist wesentlich aufwendiger, als es sein müsste.

Ein grundsätzliches Problem ist, dass man als Bewerber typischerweise nicht weiß, welche Informationen im Detail ein Unternehmen gern hätte. Zu umfangreiche Unterlagen einzureichen, mag – bei manueller und rein visueller Erfassung – einen negativen Effekt bewirken.

Personalvermittler müssen die Daten ihrer Bewerber ihren Kunden in einem einheitlichen Format zur Verfügung stellen. Bei hoch bezahlten Positionen oder solchen mit wenigen Bewerbern übernehmen die Personalvermittler diese Arbeit selber, um die Bewerber nicht abzuschrecken. Dieser Aufwand kann sich fallweise durch nötige Rückfragen erhöhen.

Ein konkretes Problem für Personalvermittler, die sich diesen Aufwand nicht leisten können, besteht darin, dass begehrte Bewerber, die schon mit mehreren Personalvermittlern in Kontakt stehen, nur begrenzt motiviert sind, mit weiteren Personalvermittlern zusammenzuarbeiten, wenn das die Jobaussichten nur geringfügig verbessert, aber mit merklichem (und lästigem) Aufwand verbunden ist (insbesondere Aufwand, den sie bei den ersten Personalvermittlern nicht hatten). Eine Reduktion des Aufwands könnte also für diese Personalvermittler eine Vergrößerung ihres Bewerberpools bedeuten (und im Gegenzug für die Bewerber eine Verbesserung ihrer Jobaussichten, aber dieser Effekt mag geringer sein).

Ein weiterer, potentiell größerer Effekt für die Personalvermittler mag eine merkliche Reduktion des nötigen Aufwands für die Kennenlerngespräche sein. Einerseits ist der Zeitaufwand für diese Gespräche größer als für die Erstellung der Unterlagen, andererseits erfordert dies qualifizierteres Personal. Neben der Zeitersparnis für die Mitarbeiter mag bei Bewerbern, die in Vollzeit arbeiten, ein relevanter Aspekt sein, dass sich für ein kürzeres Gespräch früher ein Termin findet, was die Vermittlungschancen verbessert.

Die Gespräche könnten verkürzt werden, indem die für Personalvermittler relevanten Informationen Teil dieses Datensatzes werden. Die Bewerber sollten kein Problem damit haben, die hinzuzufügen, weil sie diesen Aufwand nur einmal hätten, sie ihn zu einer für sie günstigen Zeit erbringen könnten und die (terminlich ggf. problematischen) Gespräche kürzer wären. Außerdem erzählt kaum jemand gern immer wieder dasselbe. Die Vorbereitung des Gesprächs kann der Personalvermittler auf eine für ihn günstige Zeit legen. Die Information zu lesen geht im allgemeinen schneller, reduziert das Risiko von Missverständnissen, und die meisten Bewerber dürften sich freuen, wenn der Personalvermittler vorbereitet ist. Ein weiterer Zeitgewinn läge darin, dass der Inhalt des Gesprächs nur zu einem wesentlich geringeren Teil schriftlich festgehalten werden müsste, weil das meiste schon schriftlich vorliegt.

Für Unternehmen ist es naheliegend, ab einer gewissen Menge an Bewerbern quasi zwingend, die für sie relevantesten Informationen über die Bewerber aus den eingereichten Unterlagen zu extrahieren und in einer für sie geeigneten Weise zu erfassen. Der Aufwand dafür fiele weg.

Durch den auch für Bewerber geringeren Aufwand könnten Unternehmen, die dieses System unterstützen, mit mehr Bewerbungen rechnen. Ob das gewünscht ist, mag im Einzelfall unklar sein, aber der langfristige Trend geht in Richtung Arbeitskräftemangel.

Bei manchen Positionen (z.B. bei ITlern) mag es ein Problem sein, dass die Bewerbung nicht alle relevanten Informationen enthält, etwa eine komplette Liste aller bewerteten Kompetenzen.

HR-Mitarbeiter sind auch nur Menschen. Eine größere (strukturelle und optische) Einheitlichkeit der eingereichten Unterlagen dürfte das Risiko reduzieren, dass Bewerber primär auf Grund "hübscherer" Unterlagen bevorzugt werden. Objektiv dürfte das im allgemeinen nicht im Interesse des Unternehmens sein.

Für Jobbörsen ist der Aufwand, den jemand für die (effektive) Nutzung treiben muss, relevant. Dies betrifft insbesondere diejenigen, die nicht zu den Marktführern gehören, weil dieser Aufwand bei ihnen ein Grund dafür ist, dass Bewerber sich gar nicht erst anmelden.

Auf der anderen Seite würde denjenigen die Nutzung von Jobbörsen erleichtert, die dort nach Bewerbern suchen. Insbesondere dürfte es für diejenigen einfacher werden, eine größere Anzahl von Jobbörsen zu nutzen, wenn deren Datenformat und dementsprechend die Filterfunktionen quasi identisch sind.

Diejenigen, die Tipps für die Gestaltung von Bewerbungsunterlagen geben, könnten Ihr Angebot dramatisch verbessern, indem sie eine Importfunktion für ihre Vorlagen erstellen, so dass die Nutzer ihren Datensatz hochladen könnten und auf Knopfdruck das ausgefüllte Office- oder PDF-Dokument bekämen.

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U.a. diese Daten sollten Teil des Datenformats sein (was nicht bedeutet, dass jeder Nutzer sie angeben muss; es geht hier nur um die technische Möglichkeit, sie anzugeben):

• persönliche Daten

  • Vornamen

  • Rufname

  • Nachname

  • frühere Namen mit Zeitraum und Wechselgrund

  • akademische Grade

  • akademische Titel

  • Ehrentitel

  • Geburtsdatum

  • Geschlecht

  • frühere Geschlechter mit Zeitraum

  • bevorzugte Pronomina

  • Staatsangehörigkeiten

  • URLs von Websites

• Kontaktdaten

  • postalische Adresse

  • E-Mail-Adressen

  • E-Mail-Verschlüsselung (Schlüssel)

  • Telefonnummer Arbeit (mit Erreichbarkeitszeiträumen)

  • Telefonnummer privat (mit Erreichbarkeitszeiträumen)

  • Telefonnummer mobil (mit Erreichbarkeitszeiträumen)

• arbeitsrechtlich relevante Aspekte

  • Arbeitserlaubnis

  • Schwerbehinderungsstatus

• Ausbildung

  • Schulen mit Zeitraum

  • Schulabschluss (Art, Gesamtnote, Schwerpunktfächer, Einzelnoten)

  • Berufsschulen mit Zeitraum

  • Ausbildungsbetriebe mit Zeitraum

  • Ausbildungsabschluss (Art, Gesamtnote, Schwerpunktfächer, Einzelnoten)

  • Hochschulen mit Zeitraum

  • Hochschulabschluss (Art, Gesamtnote, Schwerpunktfächer, Einzelnoten)

  • akademische Arbeiten (Studien-, Diplom-, Bachelor-, Masterarbeit, Dissertation, Habilitation; alles mit URL und ggf. ISBN o.Ä.)

  • sonstige schulische Maßnahmen (Berufsvorbereitung)

  • Weiterbildungen / Schulungen

  • Preise / Auszeichnungen

  • Praktika

  • Referenzen

  • Patente

• berufliche Stationen

  • Unternehmen mit Positionen und Zeiträumen

  • Anzahl der unterstellten Mitarbeiter

  • Anzahl der Kollegen mit ähnlichen Tätigkeiten

  • die genutzten Tools und Technologien (mit Kategorisierung nach Kompetenz)

  • Gehalt

  • Arbeitszeugnisse

  • Praktika

  • Referenzen

  • Patente

  • Zeiträume ohne Erwerbstätigkeit und Ausbildung (Arbeitslosigkeit, Sabbatical, Reisen)

• Bewerbung

  • Referenz auf die Stellenausschreibung (ID, URL)

  • Wechselmotivation

  • Kündigungsgrund

  • Kündigungsfrist

  • Wunschgehalt

  • Minimalgehalt

  • Wunscharbeitszeit pro Woche

  • Bereitschaft zu Schichtarbeit

  • frühester Arbeitsbeginn

  • spätestes Arbeitsende

  • Bereitschaft zu Rufbereitschaft

  • akzeptables Ausmaß an Reisetätigkeit

  • Wichtigkeit flexibler Arbeitszeiten

  • Akzeptanz befristeter Tätigkeit (Projekt)

  • Führungsposition vorstellbar / angestrebt

  • Dauer der Erfahrung in vergleichbarer Tätigkeit

  • Erfahrung mit Kundenkontakt

  • Kundenkontakt gewünscht

  • Einzeltätigkeit oder Teamarbeit bevorzugt

Dieses Projekt sollte zu sehr überschaubaren Kosten umsetzbar sein (jedenfalls der in diesem Dokument beschriebene Teil; der größte Aufwand läge in der Anpassung der HR-Software in Unternehmen), insofern sollte es nicht nötig sein, weitere Finanzierungsquellen anzuzapfen, aber da es sich im Ergebnis um eine Art öffentliche Dienstleistung handelt, die den deutschen Arbeitsmarkt verbessern würde, wodurch die Arbeitsagentur (in ihrer IT) und die Arbeitslosenversicherung eine Menge Geld sparen könnten, könnten die Initiatoren sich dafür einen staatlichen Zuschuss abholen. Wann ist in Deutschland zuletzt etwas IT-mäßiges passiert, das das Ausland hat aufhorchen lassen? Außerdem kann dem Projekt nichts Besseres passieren, als dass die Arbeitsagentur diese Technik unterstützt.

In den meisten Fällen wird der Inhalt des standardisierten Dokuments nicht für eine Bewerbung ausreichen. Es erscheint nicht sinnvoll, beliebige Daten (z.B. Bilder) in ein XML-Dokument (o.Ä.) zu integrieren. Die naheliegende Alternative ist, entweder alternativ zu einer einzelnen XML-Datei ein ZIP-Archiv vorzusehen, das andere Dokumente enthält, oder (wie bei OpenDocument-Dateien) grundsätzlich mit ZIP-Archiven zu arbeiten, um Einheitlichkeit herzustellen.

Die zusätzlichen Dokumente sollten in dem standardisierten Datensatz referenziert werden (über den Dateinamen und ggf. zusätzlich über einen Hash). Anstatt beliebige Dateinamen zu erlauben, mag es sinnvoll sein, die Dateinamen aus dem Tag, das sie referenziert, und dem Index zu bilden.

Auf diese Weise wäre erreicht, dass jeweils nur eine Datei eingereicht werden muss.

Die Bewerber sollten ihre gesamten Daten in nur einer Datei pflegen, aber nicht alle dieser Daten sollten überall eingereicht werden. Einerseits weil der Bewerber das (fallweise) nicht möchte, andererseits weil die empfangende Organisation manche Daten gar nicht haben will. Was ein Bewerber einreicht, kann der Empfänger letztlich nicht kontrollieren, aber datenschutzrechtlich mag es geboten sein, praktikable Möglichkeiten zu schaffen, den Empfang von Daten zu vermeiden, die man gar nicht haben will (und für deren Speicherung folglich keine Rechtsgrundlage besteht).

Die verwendeten Tools (auf der Projekt-Website und spätere Software) sollten die Auswahl zu blockierender Daten anbieten. Dafür kann die bestehende Technik XPath verwendet werden. Es bietet sich an, dass Bewerber für unterschiedliche Kategorien von Empfängern (z.B. Personalvermittler und Unternehmen) unterschiedliche Filter erzeugen und in XPath-Dateien speichern.

Analog zur Konfiguration der zu blockiereden Daten sollten die Empfänder der Daten konfigurieren, welche Daten sie haben wollen. Der Übermittlungsvorgang liefe also so ab, dass der Gesamtdatensatz durch beide Datenselektionen gefiltert würde. Danach würden nur die im Ergebnis referenzierten sonstigen Dokumente dem ZIP-Archiv hinzugefügt. Dies ließe sich leicht mit einem Browser-Add-on umsetzen. Dafür sollte definiert werden, unter welchem Namen eine Website die Anforderungsdatei bereitstellt oder wie diese Adresse in einem HTML-Dokument codiert wird.

Eine weitere Erleichterung könnte darin bestehen, dass die wesentlichen Inhalte von Zeugnissen und Zertifikaten unmittelbar digital erfasst würden (also nicht bloß eingescannt und als Bild weiterverarbeitet) und vom Aussteller digital signiert würden, so dass die Angaben automatisch geprüft werden könnten. Dies ist nicht an ein standardisiertes Datenformat gebunden, und vereinzelt wird es womöglich auch schon praktiziert, aber die Bereitstellung eines Standards dafür im Rahmen eines massenhaft genutzten Formats würde die Verbreitung solcher Angebote seitens der Hochschulen usw. sicherlich dramatisch beschleunigen.

Auch für Arbeitserlaubnisse mag dies relevant sein.

Die Personalvermittler lassen die Bewerber aus Datenschutzgründen eine Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten abgeben. Ähnliches passiert bei Unternehmen beim Einreichen von Bewerbungsunterlagen. Dieses Prozedere ist nicht an sich aufwendig oder kompliziert, aber es könnte womöglich vereinfacht werden. Durch die o.g. Filterdatei seitens der Empfänger wäre exakt benannt, auf welche Daten sich die Einwilligung bezieht. Es könnten auch unterschiedliche Daten mit unterschiedlichen Fristen versehen werden.

Für den automatischen Vergleich von Kompetenzen ist es wichtig, dass die Kompetenzen von allen Beteiligten identisch benannt werden und dass die Skala für die Bewertung der Kompetenzen identisch ist. Das kann natürlich nicht von den Betreibern eines allgemeinen Systems geleistet werden.

Die Kompetenzen sollten auch nicht einfach nur als eindimensionale Liste zur Verfügung gestellt, sondern gruppiert werden, so dass unmittelbar offensichtlich (und trivial automatisiert erfassbar) ist, in welche Kategorie die Erfahrung mit einem bestimmten Produkt fällt. Wenn der Bewerber angibt, nur Erfahrung mit Produkt A zu haben, würde dem Unternehmen nicht nur angezeigt, dass er keine Erfahrung mit dem dort verwendeten Produkt B hat, sondern dass er über A Erfahrung in der Produktkategorie von B hat, was typischerweise eine wichtige Information ist.

Wenn sich dieses System durchsetzt, hätten die Branchenverbände einen Anreiz, (international vereinheitlichte) Übersichten zur Verfügung zu stellen.

Für Bewerber, die sich im Ausland bewerben, mag es hilfreich sein, dass Unternehmen sich automatisch anzeigen lassen können, welchen inländischen Abschlüssen die ausländischen entsprechen bzw. welche davon in welcher Form hier anerkannt werden.

Wie schon bei den digitalen Signaturen wäre dies fast komplett außerhalb dieses Projekts zu leisten und auch nicht auf so ein standardisiertes Datenformat angewiesen, aber die triviale Einbindung in einen (in Zukunft absehbar) massenhaft genutzten Standard würde die Schaffung so eines Angebots stark beschleunigen.