Moin,
Sie sind daran interessiert, dass die Wünsche, Kritik und Anregungen in einer möglichst brauchbaren Form vorgetragen werden, die Absender dieser Inhalte sind daran interessiert, dass sie berücksichtigt werden.
Ganz egoistisch möchte ich auch mal sagen, dass ich eigentlich erwarte, dass das Feedback von Experten anders behandelt wird als das von DAUs.
Wie brauchbar eine Mitteilung ist, ist natürlich subjektiv. Dennoch wäre es für Leute, die öfter mal an Sie herantreten (oder das zumindest könnten), interessant, zu erfahren, wie Ihre Mitarbeiter die konkrete Mitteilung einschätzen.
Das wäre auf Ihrer Seite nicht mit messbarer Mehrarbeit verbunden, könnte aber die Feedbackqualität verbessern.
Ich stelle mir das so vor:
Der Absender einer Mitteilung kann
per Checkbox festlegen, ob er die entsprechende Einschätzung
überhaupt bekommen will. Wenn ja, kommt in die Bestätigungsmail,
die man sofort erhält, ein entsprechender Hinweis, dass das
Feedback erst kommt, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, also
etwas dauern kann. Jeder Mitarbeiter, der mit der Mitteilung befasst
ist, kann nach ihrer Bearbeitung in einer oder mehreren Kategorien
eine Bewertung (z.B. 1-7) vornehmen. Dabei ginge es in erster Linie
darum, wie viel Zeit die Bearbeitung gemessen am Inhalt in Anspruch
genommen hat. Wie nachvollziehbar war die Schilderung, wie eindeutig,
wie gut recherchiert (Detaillierung der Informationen), wie sinnvoll
sind eventuell enthaltene Lösungsvorschläge (usw.)? Die
entsprechende(n) Bewertung(en) wählt der Mitarbeiter dann in
Ihrem (hoffentlich vorhandenen) Workflowsystem aus, das nach der
Eingabe des letzten betroffenen Mitarbeiters die entsprechende
Antwort an den Absender erzeugt.
Die guten Feedbackgeber werden motiviert, die schlechten entweder zur Besserung angehalten oder abgeschreckt - beides wäre überwiegend in Ihrem Sinne. Darüber hinaus könnten Sie neben der mit den einzelnen Rückmeldungen nicht nur die zugehörige Arbeitszeit, sondern auch den - wie auch immer bewerteten - Nutzen für Sie erfassen. Das brächte womöglich ganz interessante Resultate. So könnten Sie etwa Bewertungen der Absender vornehmen und das Feedback der "brauchbaren" Leute bevorzugt abarbeiten. Wenn derjenige, der bei Ihnen "die Post sortiert", eine Mitteilung als unbrauchbar einstuft, die von jemandem kommt, den Sie als "Experten" führen, könnte das für den Mitarbeiter ein Grund sein, noch mal über den Inhalt nachzudenken - die Wahrscheinlichkeit ist dann ja beachtlich, dass er es einfach nicht kapiert hat (also Feedback an Absender: schlechte Note in puncto Verständlichkeit). Und ja, ich spreche aus Erfahrung...
Ein pragmatischer Ansatz wäre vielleicht auch, Mails von als das eine oder andere Extrem bekannten Absendern von unterschiedlichen Leuten bei Ihnen bearbeiten zu lassen.
Mit freundlichen Grüßen
Hauke Laging